L’intranet è una piattaforma di collaborazione e condivisione che permette a chiunque abbia accesso ad essa di poter essere aggiornato sui dati dell’azienda, visualizzare documenti e attività in modo semplice e efficace e soprattutto condividerli con i colleghi.

L’intranet è dunque un mezzo per rendere più rapida e efficiente la comunicazione all’interno dell’azienda, permettendo di ridurre drasticamente il tempo che gli operatori dedicano quotidianamente alle comunicazioni tra loro.

In questo articolo, vedremo come e perché si dovrebbe avere una rete intranet in azienda e quali sono i suoi vantaggi.

Che cos’è una intranet?

Il termine “intranet” è stato coniato per la prima volta negli anni Ottanta. In poche parole, una intranet è una rete privata per un’organizzazione che utilizza la stessa tecnologia di Internet, ma è accessibile solo alle persone all’interno dell’organizzazione.

In pratica, mentre Internet è una rete globale, una rete Intranet è una rete a cui possono accedere solo in pochi e autorizzati a farlo.

Il suo obiettivo è quello di consentire alle persone di condividere informazioni, collaborare e comunicare in modo più efficace all’interno di quella determinata organizzazione.

Le aziende, di solito, sono strutturate con un server o con un NAS nel quale condividono i files con i vari dipendenti in sede. La comunicazione fra di loro puo’ anche avvenire in maniera totalmente analogica (di persona o via telefono).

Diventa, invece, più complicato quando una parte degli operatori lavora in sede e l’altra “sul campo”. Pensa a:

• commerciali e rete vendita;
• dipendenti in smartworking;
• operai nei cantieri;
• squadre di pulizia o manutenzione.

Avere una rete intranet accessibile anche in mobilità, oggi, diventa una risorsa fondamentale.

Perché creare una intranet?

I vantaggi di avere una intranet in azienda, pertanto, sono molteplici e superano gli svantaggi. Ecco alcuni motivi per cui non si dovrebbe trascurare l’idea di includere una intranet nell’azienda:

• Miglioramento della collaborazione all’interno dell’azienda. L’utilizzo di una intranet può contribuire a facilitare la collaborazione tra i reparti e i colleghi dell’azienda, rendendo più facile la condivisione di informazioni, dati e idee.

• Miglioramento della comunicazione. Anche la comunicazione tra i reparti può essere migliorata. Questo grazie alla possibilità di condividere informazioni, documenti e dati in tutta l’azienda.

• Migliore utilizzo delle risorse. Una intranet aiuta anche a garantire che l’azienda utilizzi le proprie risorse in modo più efficace. Ad esempio, per quanto riguarda la condivisione dei documenti: il processo di trasferimento dei file può essere automatizzato utilizzando un software come Zeus, o CMS che permettono di gestire documenti, anagrafiche, buste paghe ecc.

• Flusso di lavoro più efficiente. Con una intranet l’azienda può anche avere un flusso di lavoro migliore, poiché i dati possono essere consultati da tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione.

• Migliore servizio ai clienti. La Intranet può essere utilizzata anche come strumento per fornire un migliore servizio ai clienti.

• Maggiore sicurezza. In un ambiente aziendale in cui i dati sono molto sensibili, l’archiviazione sicura dei dati può essere un problema. Tuttavia, una intranet può aiutare a proteggere i dati in diversi modi.

• Maggiore produttività. Quando i dipendenti possono condividere informazioni e dati, sono generalmente più produttivi.

Premesse per creare una intranet in azienda

Nel caso si avesse già una rete intranet, o si stia pensando di crearla, si dovrebbe pensare e assicurarsi di sfruttarla al meglio, facendo alcune considerazioni come queste:

• Decidere l’obiettivo finale di una intranet. Innanzitutto, è necessario avere una visione chiara di ciò che si vuole, in questo modo sarà più facile decidere la soluzione da utilizzare per crearla e personalizzarla ad hoc.

• Formare il team sulla intranet. Prima di creare una intranet è importante assicurarsi di identificare tutte le obiezioni e le esigenze che i dipendenti e collaboratori potrebbero avere al riguardo. È, infatti, importante scegliere una rete intranet che non crei intoppi e non rallenti il lavoro.

• Creare una rete intranet con aziende partner. Una volta formulato il piano d’azione, è importante avere un responsabile dell’esecuzione del piano, che si occupi di valutare le varie possibilità sul mercato. Una di queste è Zeus, software gestionale e CMS su misura per integrazioni Web e contabili.

Creare una rete intranet con Zeus Revolution

Zeus Revolution è un software interamente realizzato da Zen Srl e che viene adoperato come base di partenza per lo sviluppo di software di varia natura. Questo software è un framework, ovvero un ambiente di sviluppo, utilizzabile su qualsiasi browser e responsive (ottimizzato, quindi, per qualsiasi dispositivo: pc, tablet, smartphone).

Caratteristiche principali di Zeus

Il vantaggio principale di avere una intranet, come detto, è che aiuta a rendere più facile la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’azienda tra i vari dipendenti.

Zeus Revolution permette di fare diverse attività, il tutto in modo semplice (basta una piccola formazione di base) e in tutta sicurezza per i dati aziendali e di eventuali clienti o fornitori.

Zeus Revolution tra le altre cose, si occupa di:

• definire un calendario condiviso che permette l’assegnazione di attività ai vari operatori, con la possibilità di visualizzare tutte le commesse aperte (magari provenienti da un software esterno) e schedulare su uno o più operatori con una semplice operazione di drag-and-drop
• consultare, in caso di attività esterne, gli appuntamenti e redigere, una volta terminato il lavoro, un report dettagliato sull’attività svolta (durata, eventuale materiale utilizzato, ecc.)
• caricare, organizzare e condividere documenti (di qualsiasi formato), con definizione dei permessi per ogni operatore (lettura, lettura\scrittura, amministrazione, ecc.).

Tutto questo risulta molto comodo per gestire le commesse e la fatturazione:

• In caso di commesse a forfait, permette di consultare lo scostamento fra il prezzo fatto al cliente ed i costi sostenuti.

• Nel caso di commesse a consuntivo, permette di mandare in fatturazione l’attività svolta.

Conclusione

Avere una intranet può essere vantaggioso sia per i dipendenti che per i manager.

I dipendenti godranno di un facile accesso alle informazioni, di una migliore comunicazione con i colleghi e della comodità di avere tutto centralizzato in un unico luogo. I manager trarranno vantaggio dal fatto che avranno una visione globale di quello che succede in azienda e i loro collaboratori saranno più efficienti e avranno una migliore produttività.

Se vuoi saperne di più su le funzionalità intranet di Zeus, contattaci.

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